פרק התייעלות מתוך הספר מתכוני ניהול
יעוץ ניהולי ותפעולי
אחד האתגרים המהותיים ביותר לכל מנהל הוא ניהול המשאבים העומדים לרשותו.
זה נכון לכל ארגון בין אם מדובר במפעל תעשייתי, ארגון שמספק שרותים או ארגון שעוסק במחקר ופיתוח.
המשאבים יכולים להיות עובדים, מכונות, ציוד ואפילו זמן.
ניהול תפעולי לקוי יוביל לבזבוז משאבים, אי עמידה בהתחייבויות, ועלול לפגוע במוטיבצית העובדים.
השגת התייעלות תפעולית ומצוינות תפעולית היא נושא מורכב שכולל אלמנטים רבים - תכנון, היערכות, ביצוע, בקרה, ומימוש צעדי תיקון. שיתוף העובדים בתהליכי השיפור ויצירת מנגנונים של שיפור מתמיד הם כלים מרכזיים בהשגת השיפורים הנדרשים.
יש לאתר את המשאבים והמוקדים הקריטיים ולנהל אותם ככאלה. תהליכי העבודה והמשאבים האחרים צריכים לשרת את המוקדים הקריטיים על מנת שיוכלו לספק את התפוקה המירבית והאיכותית ביותר.
לשם כך יש לקבוע סדרי עדיפויות ברורים בארגון, לשפר את התהליכים הקריטיים, ולבצע בקרות שייתנו למנהלים את תמונת המצב האמיתית כדי לקבל החלטות נכונות בזמן אמת.
על מנת להשיג מצוינות תפעולית יש לבצע מהלך מעמיק של אבחון שמטרתו איתור סיבות השורש לבעיות התפעוליות. ברוב המקרים יימצא מספר מצומצם של בעיות שורש שאם נטפל בהן בצורה מוצלחת בעיות אחרות שנגזרות מהן ייעלמו מעצמן. תהליך אבחון זה מצריך שיתוף פעולה של גורמים שונים בארגון, הוא יוצר תחושה של אחדות מטרה, וכשהמהלך מסתיים בהצלחה נוצרת תחושת מסוגלות חזקה שמבוססת על שיתוף פעולה והבנה מעמיקה של התהליכים והארגון כולו.